Hybridityö muutti kokoukset pysyvästi. Monessa yrityksessä osa osallistujista istuu neuvotteluhuoneessa ja osa liittyy mukaan etänä, joskus toiselta paikkakunnalta, joskus toisesta maasta. Samalla odotukset kokouskokemukselle ovat kasvaneet: äänen pitää kuulua selkeästi, kaikkien osallistujien näkyä kuvassa ja tekniikan toimia ilman ylimääräistä säätämistä.
Silti monelle tilanne on tuttu. Kokous alkaa muutaman minuutin teknisellä säädöllä, kamera rajaa huonosti tai huoneen takaosassa istuva henkilö jää etäosallistujille lähes näkymättömäksi.
Näiden asioiden parissa olemme työskennelleet paljon yhteistyössä Jabran kanssa. Samalla on tullut hyvin selväksi yksi asia: toimiva videoneuvottelukokemus ei synny yksittäisestä laitteesta, vaan siitä, miten koko tila on ajateltu.
Kun tekniikka toimii taustalla, videoneuvottelu tuntuu käyttäjälle näkymättömältä
Kun ihmiset puhuvat onnistuneesta kokouksesta, harva kehuu kameraa tai mikrofonia. Sen sijaan puhutaan siitä, että keskustelu eteni hyvin, kaikki pysyivät mukana ja asiat saatiin hoidettua tehokkaasti.
Juuri siinä piilee toimivan videoneuvottelutilan idea.
Teknologian pitäisi jäädä taustalle. Kokoukseen liitytään helposti, ääni kuuluu luonnollisesti eikä osallistujien tarvitse miettiä, näkyvätkö he varmasti toisessa päässä.
Usein suurimmat ongelmat syntyvät silloin, kun ratkaisu on rakennettu vääränlaiseen tilaan tai käyttötarpeeseen nähden. Pienen neuvotteluhuoneen tarpeet ovat aivan erilaiset kuin isossa kokoustilassa, jossa osallistujia voi olla kymmenen tai enemmän.
Sama ratkaisu ei sovi jokaiseen neuvottelutilaan
Yksi tärkeimmistä käytännön havainnoista on se, kuinka paljon tilan koko ja käyttötapa vaikuttavat siihen, millainen ratkaisu toimii parhaiten.
Pienissä neuvotteluhuoneissa korostuu se, että kaikki osallistujat saadaan mukaan kuvaan ilman, että kukaan jää liian kauas kamerasta. Isommissa tiloissa taas äänen kattavuus, kuvakulmat ja kokouksen selkeys nousevat tärkeimmäksi.
Jabran tuotevalikoima on rakennettu juuri tätä varten: eri kokoluokan neuvottelutiloihin on omat ratkaisut, jolloin videoneuvottelukokemus voidaan mitoittaa tilan mukaan ilman kompromisseja äänen tai kuvan laadussa.
Usein videoneuvotteluratkaisuja tarkastellaan yksittäisen laitteen näkökulmasta, vaikka todellisuudessa kyse on kokonaisuudesta. Tilan fyysinen rakenne, osallistujamäärä ja käyttötapa vaikuttavat kaikki siihen, millainen ratkaisu toimii käytännössä parhaiten.
Kun nämä asiat huomioidaan jo suunnitteluvaiheessa ja tilaan valitaan siihen sopiva ratkaisu, neuvottelutilasta saadaan toimiva ja johdonmukainen kokonaisuus, joka on sujuva käyttää arjessa ja toimii luotettavasti eri käyttötilanteissa.
Hybridityö nosti riman korkeammalle
Aiemmin riitti usein, että neuvotteluhuoneessa oli näyttö ja kaiutinpuhelin. Nyt myös etänä osallistuvan henkilön odotetaan olevan mukana keskustelussa samalla tavalla kuin huoneessa istuvat kollegat.
Se tarkoittaa käytännössä pieniä mutta merkittäviä asioita:
- kaikkien osallistujien pitää näkyä luonnollisesti kuvassa
- puheen täytyy kuulua selkeästi ilman jatkuvaa toistamista
- kokoukseen liittymisen pitää onnistua nopeasti
- tilan täytyy toimia ilman jatkuvaa IT-apua
Kun nämä asiat toimivat, videoneuvottelusta tulee osa normaalia työpäivää eikä erillinen tekninen suoritus.
Kokosimme käytännön esimerkit yhteen paikkaan
Koska saamme paljon kysymyksiä siitä, millainen videoneuvotteluratkaisu sopii eri kokoisiin tiloihin ja mitä hybridityössä kannattaa ottaa huomioon, kokosimme aiheesta käytännön kokonaisuuden yhteistyössä Jabran kanssa.
Sivulta löytyy tietoa erilaisista videoneuvotteluratkaisuista, videoita käytännön toteutuksista sekä esimerkkejä siitä, mitä eri kokoisissa neuvottelutiloissa kannattaa huomioida.
Jos aihe on ajankohtainen tai suunnittelette kokoustilojen päivittämistä, tutustu kokonaisuuteen täällä: